Tidsbesparande PLUS-samtal – YES!

Något av det mest tidskrävande uppdrag vi har som skolledare är att genomföra PLUS- och bedömningssamtal. Främst är det PLUS-samtalen som tar mycket av ens tid i anspråk.

Jag har idag ca 50 medarbetare som jag genomför PLUS- och bedömningssamtal med och räknar man på att varje PLUS-samtal ta ca 2 timmar i genomsnitt (med för- och efterarbete) så pratar vi om 100 timmar som under höstterminen ska läggas ut. Två och en halv veckas arbetstid. Det är extremt mycket tid som går åt.

När jag i slutet av höstterminen 2013 fick veta att vår biträdande rektor, Dounya Hayyoun, skulle vara föräldraledig under läsåret 2014/2015, så var det just tanken på all tid kring PLUS-samtalen som fick mig att bli fundersam kring hur jag skulle tänka kring att ta in en ersättare eller inte. Det fanns en stor risk att ta in ännu en ny skolledare som skulle vikariera, särskilt då vi båda bara hade arbetat på skolan under en termin. I samverkansgruppen uttryckte man också en oro kring detta. För att behålla stabilitet och lugn i verksamheten så beslutade jag att inte ta in en ersättare, och helt enkelt ha lite mer att göra under ett läsår! 🙂

Men som sagt, det var just det här med PLUS-samtalen som skapade ett litet stressmoment. Jag fick då tipset av grundskolechefen, Jan-Eric Johansson, att hitta nya former för PLUS-samtalen, han berättade om sina egna erfarenheter kring detta. Jag och Dounya funderade kring det här och tog fram ett förslag som vi presenterade för samverkansgruppen under vårterminen 2014. Förslaget mottogs positivt i samverkansgruppen.

 

Förslag PLUS-samtalen höstterminen 2014:

  • PLUS-samtalet skulle delas in i två delar.
  • Den första delen, den om verksamheten och ledningen skulle genomföras i grupp.
  • Den andra delen som handlar om den individuella medarbetarens situation och mål inför framtiden skulle tas separat i ett individuellt samtal.

 

Genomförande:

Jag genomförde under september månad de flesta av samtalen. Inför PLUS-samtalet hade alla fått den kommunalt framtagna mallen, samt beskrivning av vilka frågor som skulle lyftas på gruppsamtalet, respektive det individuella. Mallen utgjorde grunden, men vissa frågor formulerades om för att mer passa för gruppsamtalet.

 

Gruppsamtalen:

Grupperna delades in utifrån arbetsområde, detta för att få en sådan bra bild som möjligt av verksamheten, men också för att skapa trygghet. Under PLUS-samtalet delade jag också ut Post-it lappar och pennor, då jag valde att genomföra vissa frågor ”anonymt”. Jag använde post-it lapparna när personalen fick gradera på en skala från 1-5 hur de trivdes på Visättraskolan, och hur delaktiga de kände sig i verksamheten. Likaså använde jag post-it lapparna i avsnittet om mitt ledarskap, ett avsnitt som av naturliga skäl kan kännas jobbigt för medarbetarna eftersom de där öga mot öga ska gradera sin chef. Jag tycker att de här frågorna är jätteviktiga, men ju ärligare svar desto bättre. För att kunna utvecklas, så måste vi ju få ärliga svar!

 

De Individuella samtalen:

Här träffade jag den enskilde medarbetaren för att prata om saker som han/hon inte ville lyfta i gruppen, samt pratade framåtsyftande för att sätta mål och för att se hur man som chef kan hjälpa till i vissa frågor. Mycket givande samtal, för både medarbetaren och för mig som chef. Det ger mig en god bild av hur läget i verksamheten är och hur man på bästa sätt ska kunna hjälpa den enskilde medarbetaren framåt i sitt dagliga arbete.

 

Tidsåtgång:

Viktigt är hur man planerar de här mötena, det är ju många som plockas bort från verksamheten. Jag använde därför läsårets första studiedagar till flera av samtalen. Syftet är ju att samtalet ska vara framåtsyftande, hur vi genom att se tillbaks på det gångna läsåret går vidare för att i ännu högre utsträckning utveckla och förbättra verksamheten.

8 grupper – genomsnitt 1 timme/grupp = 8 timmar

50 samtal i genomsnitt 30 minuter/medarbetare = 25 timmar

Totalt = 33 timmar

Med andra ord en tidsbesparing på 67 timmar som jag nu kan lägga på annat i verksamheten!

 

Utvärdering:

Under alla de individuella samtalen så frågade jag medarbetarna om vad de tyckte om det här upplägget, likaså ställdes frågan i slutet av varje gruppsamtal. Det har överlag varit en väldigt positiv feedback från personalen, men det framkom också att många var tveksamma till upplägget, och att de hade blivit positivt överraskade. Man hade haft en oro över att samtalen i grupp inte skulle fungera, att alla inte skulle ges taltid, och att man själv eller någon annan inte skulle våga säga vad man tycker och tänker inför gruppen. Nu vill man ha samma upplägg även nästa läsår! Personalen har uppgett att de tycker att samtalen har varit givande och intressanta, samt att samtalen tillsammans har skapat en större förståelse för hur andra kollegor upplever saker och ting, en ökad gemenskap och en ökad trygghet att prata med varandra om saker som man kanske tycker är lite svårare att prata om.

För mig har det här arbetssättet varit fantastiskt bra. Trots att jag har genomfört samtal för mer än 50 medarbetare så känner jag att det inte har slukat så mycket av min tid, dessutom har samtalen varit givande och jag har fått en bra bild över hur medarbetarna uppfattar mig som ledare, samt vilka styrkor vi har i verksamheten, och vad vi behöver arbeta vidare med.

 

Nästa läsår:

Nästa läsår ska arbeta ännu mer med gruppindelningen, att de som arbetar i samma arbetslag sitter i samma grupp osv. Jag tror också att det går att göra ännu färre grupper till nästa läsår. Grupperna i år var ca 6 medarbetare/grupp, men det går absolut att vara fler, men jag tror att det max bör vara 8 stycken/grupp. Viktigt att alla känner sig trygga i gruppen, så att man vågar bidra.

 

Så här arbetade vi med PLUS-samtalen på Visättraskolan det här läsåret. Har du arbetat på samma, eller på något annat tidsbesparande sätt, berätta gärna om det i kommentarsfältet!

2 kommentarer

Kommentarrubrik

Peter Nyberg

Peter Nyberg

Intressant med (nya) lösningar och väldigt positivt deå det verkar både höja kvalitet och spara tid. Flera i kommunen som gör på samma sätt eller tänker prova?

Svara

Kommentarrubrik

Tommy

Tommy

Riktigt bra! Väl utnyttjad tid!

Svara

Kommentera

E-postadress publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *